Hagas lo que hagas, ser efectivo no tiene nada que ver con ser productivo. Y lo que realmente te interesa es ser efectivo.
La productividad es hacer más en menos tiempo.
En cambio, la efectividad es hacer mejor, de mayor calidad, y con mejores garantías. Y para ello necesitamos foco.
Hoy no quiero hablarte de las diferencias entre productividad y eficacia, sino explicarte lo que yo hago y cómo lo hago, de forma sencilla y sin entrar en demasiados detalles. En próximos artículos, ya iremos entrando en materia más específica.
El foco
Estoy seguro que habrás leído y/o escuchado más de una vez eso de “foco”, pero… ¿qué es el foco?
Focalizarte en una tarea es centrarte al 100% en ella. Es hacer mindfulness, es adentrarte en ella, es fluir de tal forma que pasen los minutos -y horas en ocasiones- sin siquiera darte cuenta.
Y todo eso mola mucho, pero normalmente cuesta un co…ón pillar el “foco”.
Será porque eres coordinador, director o cualquier otro cargo de responsabilidad de una instalación deportiva y te interrumpen cientos de veces con temas varios; será porque eres instructor de fitness y los clientes te entorpecen con preguntas cuando estás preparando rutinas o sesiones para tus clases; o simplemente estás lavando los platos después de comer y tu pareja o hijos te están preguntando cosas (y así, mil situaciones distintas).
Cómo focalizarse
Habrá mil cosas en tu trabajo, pero ¿realmente son todas tan importantes y urgentes como para tener que dejar de hacer lo que estás haciendo?
Te invito a reflexionar sobre ello, y te darás cuenta que no es así. Basta con anotarlas y más adelante ya tomarás acción sobre ellas.
¡Ojo! Si tu trabajo es estar en una sala de fitness y un cliente te reclama, tu prioridad es esa. Olvídate de posponerlo, sino ya sabes… pasa por dirección a firmar el finiquito…😂
Otra cosa es cuando te están interrumpiendo a menudo. Eso cuesta más de controlar, aunque siempre puedes decir a tus compañeros (o familia) que durante X rato no te molesten. Y sobretodo, no olvides quitar las notificaciones del móvil y el email.
La organización personal para llegar a fluir
A lo que iba, la organización personal es lo principal a tener en cuenta para conseguir fluir en cualquier cosa personal o profesional. Por eso mismo, trabajar bajo un mismo tipo de tareas te hará más eficaz.
Te pondré un ejemplo: en el anterior artículo te contaba que los lunes a primera hora de la mañana preparo el máximo número de sesiones de actividades dirigidas.
Es más sencillo y eficaz preparar muchas sesiones en un mismo momento que preparar cada día las que tocan ese día.
Te lo explico. Cuando estoy centrado en la planificación de las clases, es mucho más fácil mantener esa concentración y seguir haciendo lo mismo, que cambiar de tarea y pasar a otro contexto. De esta forma, no salgo del foco y me permite ser más eficaz y productivo -recuerda, eficaz es más y mejor, productivo es más en menos tiempo-.
Aunque suene contradictorio a todo lo que se ha dicho en los últimos años, nuestro cerebro no está preparado para la multitarea, eso significa que hacer varias cosas a la vez no es eficaz, y que cuesta mucho volver a fluir en cada cambio de tarea, por eso mismo, si haces todas las tareas de un mismo contexto, es más fácil mantener el foco.
Los contextos de tu vida
Todos tenemos contextos, pero para todos serán diferentes.
En GTD un contexto es aquello necesario para llevar a cabo una acción (comúnmente llamada tarea). Los contextos se dividen en 3 tipos: Lugares, Herramientas, y Personas.
Por ejemplo: “coger X del despacho para hacer Y en casa” (el contexto necesario es @trabajo); “comentar con X la reunión del jueves” (contexto @LaPersonaQueSea); “enviar a mi cuñado la dirección del apartamento” (contexto necesario @email)
Entonces, separar todas tus acciones o tareas por contextos, hará que cuando estés enviando un correo a esa persona para mandarle los informes, no salgas del foco, no cambies de aplicación, y sigas enviando todos los correos que tengas pendientes de enviar, aunque sea a tu cuñado.
A partir de aquí, hay muchos matices, y en función de la persona los contextos cambiarán.
Pero una cosa si hay que tener en cuenta, debes revisar tus contextos siempre que estés en ellos, sino todo deja de tener sentido.
Conclusiones
Te animo a pensar en todos aquellos contextos que tienes en tu día a día, y haz en ellos un volcado de todas tus tareas y acciones pendientes.
En próximos artículos, veremos un flujo más detallado de toda la metodología, pero para empezar a familiarizarte te animo a ponerlo a prueba durante unos días.
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